¿Es necesario un módulo de inventario en hoteles pequeños y medianos?
En el mundo de la gestión hotelera, uno de los temas que a menudo genera debate es la necesidad —o conveniencia— de implementar un módulo de gestión de inventarios. Cuando hablamos de hoteles pequeños y medianos, con operaciones reducidas o enfocadas principalmente en alojamiento, la cuestión cobra aún más relevancia. ¿Es imprescindible contar con un sistema formal de inventario, o basta con buenos procedimientos internos y un control riguroso?
Desde Markulia Hotels Management Services, como expertos en la gestión operativa y tecnológica hotelera, queremos compartir nuestra visión basada en la experiencia práctica con hoteles de todo tipo y tamaño.
Inventario: más allá del software
Lo primero que debemos tener claro es que hablar de inventario no significa necesariamente hablar de software. Un módulo de inventario, integrado en un PMS o sistema ERP, permite automatizar procesos, realizar seguimientos precisos del stock, calcular consumos, gestionar pedidos y detectar desviaciones. Es una herramienta potente, sin duda, pero no siempre es la solución más adecuada ni viable.
En hoteles de gran tamaño, o con una operativa compleja – restaurantes, múltiples puntos de venta, spa, minibar, lavandería, etc. -, la implementación de un módulo de inventario suele ser prácticamente obligatoria. Sin embargo, en hoteles pequeños y medianos, especialmente aquellos que solo ofrecen desayuno o limitan sus consumos a amenities de habitaciones, la balanza entre coste y beneficio cambia considerablemente.
¿Por qué no siempre es recomendable implementar un módulo de inventario?
No se trata de que no sea útil —porque lo es—, sino de que no siempre es pertinente. Esa es la palabra que preferimos utilizar. En muchos hoteles con estructuras reducidas, los costes de implementación y mantenimiento de un sistema de inventarios superan el valor práctico que se puede obtener a cambio.
Además del coste económico, también hay un coste en tiempo y recursos humanos: formación del personal, adaptación de procedimientos, carga diaria de datos, controles cruzados, etc. Si el volumen de productos gestionados es bajo y las operaciones son sencillas, es posible que estos esfuerzos terminen generando más fricción que beneficios.
Esto no significa, sin embargo, que el control de stocks deba pasarse por alto. Muy al contrario.
Control y procedimientos: siempre imprescindibles
Tener un inventario descontrolado, aunque sea pequeño, es una fuente de pérdidas silenciosas. Desde el exceso de compras innecesarias hasta el robo hormiga, pasando por roturas, caducidades o mal uso de productos, las consecuencias de no tener un mínimo control son reales y acumulativas.
Por eso, tanto si se implementa un sistema de inventarios como si no, lo verdaderamente indispensable es establecer:
- Registros claros y actualizados: Aunque sea en una hoja de cálculo, cada entrada y salida debe quedar registrada. La trazabilidad es clave.
- Procedimientos internos sólidos: Quién recibe los productos, quién los entrega, con qué frecuencia se hace el inventario físico, cómo se controlan las existencias mínimas, etc.
- Supervisión efectiva: Un procedimiento sin supervisión es papel mojado. Tiene que haber responsables claros, revisiones periódicas y consecuencias ante los incumplimientos.
Estos tres pilares —registro, procedimiento y supervisión— son la base de cualquier buen sistema de control, se utilice tecnología avanzada o no. De hecho, en muchos de nuestros proyectos no hemos implementado módulos de inventario, y aun así hemos logrado una gestión eficaz y transparente del stock simplemente diseñando e implantando estos pilares adaptados a la operativa del hotel.
Nuestra experiencia: soluciones adaptadas a cada cliente
En Markulia Hotels Management Services no creemos en soluciones universales. Cada hotel es único, y lo que funciona en uno puede ser ineficaz en otro. Por eso, cuando analizamos la gestión de inventarios en un hotel, lo primero que hacemos es estudiar su tamaño, su operativa, su volumen de consumos y su estructura de personal.
Hay clientes que necesitan —y desean— contar con un módulo completo de inventario, con integraciones con compras y proveedores. En esos casos, tenemos la experiencia técnica y operativa necesaria para implementarlo con éxito. Pero también hay hoteles en los que recomendamos no dar ese paso, y en su lugar diseñamos un sistema de control más simple, efectivo y adaptado al día a día del establecimiento.
Lo importante es que haya control, no necesariamente que haya software. Porque sin control, incluso los hoteles más pequeños pueden sufrir pérdidas considerables a lo largo del año.
Conclusión: la clave está en el equilibrio
La decisión de implementar o no un módulo de inventario debe basarse en un análisis honesto de las necesidades del hotel y de sus capacidades operativas. No se trata de seguir modas ni de implantar tecnología por implantar. Se trata de gestionar bien.
Y gestionar bien significa, ante todo, saber qué entra, qué sale, cuánto se consume, y cómo prevenir pérdidas. Con o sin software, esto solo se consigue con procedimientos claros, un personal implicado y una supervisión activa.
En Markulia, esa es siempre nuestra prioridad. Contacta con nosotros, pídenos una consultoría gratuita y te diremos por dónde empezar.